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【松尾直伝!仕組み化のススメ④】仕組み作りステップ1「見える化」

いつもマネジメントデザインのブログをご覧いただき、ありがとうございます。

代表の松尾淳一です。企業の業務を効率化して生産性を上げるための「仕組み作り」についてお伝えしていく「仕組み化のススメ」シリーズ、第4弾です。

突然ですが、皆さんに質問です。

皆さんが「採用担当者」だったとします。皆さんの「採用担当の基準」は何ですか?

 

私はある経営者に、「採用の基準」を伺ったことがあります。

その方はちょうど女性の受付スタッフを採用したばかりでした。その時の答えです。

「採用の基準は、全て自分の中にあります」

「相手を見たら(会えば)わかる」

「感覚だけど、愛想がよくて、細かい所まで気がつきそうだった」

「何よりも、笑顔がステキだった」

 

皆さんが採用担当者だったら、

この経営者と「同じ感覚」「同じ基準」で同レベルの人材を採用できますか?

前回のブログでは、

「仕組み化」のポイントとして「KKKと経営者からの脱却」というテーマでお話しました。

少し振り返りますと、

 

  • 根性、勘、経験の「3つのK」に頼らず、「KKK」に依存せずに仕事が回る環境を作る
  • 社長や経営者が全ての仕事を行うのではなく、業務を「誰でもできる」ようにする必要がある
  • 「誰でもできる仕事」と「その人にしかできない仕事」を明確にする

 

というお話をしました。

 

業務の生産性を上げるためには、経営者や社長の判断、勘に頼る方法を変え、

マンパワーを減らしていく必要があります。

また、業界外からも「人材を育成する人材」を雇用し、

客観的に組織を見ることができる人物を置くことも重要です。

今回はこうした「仕組み作り」のポイントについて、さらに細かく説明していきます。

 

仕組み化ステップ①「見える化」

採用基準を「見える化」

冒頭で、ある経営者の採用基準のお話をしました。

しばらくして再びその方に会った際、採用した受付スタッフについて話を聞いてみました。

するとどうでしょう!

「もう辞めた」

という言葉が返ってきたのです。

 

退職までのスピードが早かったので理由を聞いてみたのですが、

「ソリが合わなかった」

「基本的な事ができない。受付なのにあいさつができない」

「同時進行で仕事ができない。1つのことをしていると他がおろそかになる」

「注意すると機嫌が悪くなり、ベテランスタッフともめる」

など、次々と問題点が出てきました。

 

「採用の基準は全て自分の中にある」

「見れば(会えば)わかる」

「感覚だけど、細かい所まで気がつきそう」

これらの判断基準は、経営者の勘や感覚によるものです。

 

「愛想がいい」「笑顔がステキ」

これはもはや、「好み」です。

 

経営者や社長の感覚で「自分の好きなタイプ」を選ぶと、

せっかく採用しても長く続かないケースが多くみられます。

またこうした採用基準の問題は、「他の人が同じように判断できない」ことです。

 

雇用後に即戦力となって長く働いてくれる人物を採用するためには、

経営者からスタッフまで同じ認識を持ち、

業務に必要な一定の能力、レベルを持ち合わせていなければいけません。

そのためには、「採用の基準を数値化する」必要があります。

つまり、採用の基準を「見える化」するのです。

 

例えば

・面接の前にテストを実施し、「◯点以上で合格」という基準を設ける

・面接の質問の際に一定以上の受け答えができるかどうかという判断基準を設定する

などです。

 

テストや質問など、「ある一定の基準をクリアしたら合格」という

「見える化」されたルールを作っておけば、

一定の能力やレベルを保った人材を確保しやすくなります。

また、経営者からスタッフまで、同じ基準で志願者を判断することができます。

もちろん、これまでの経験や勘も大事な感覚です。

そうした経験や勘を可能な限り数値化して、誰でも共有できるようにする必要があります。

 

「目標」を見える化

「見える化」すべきものは他にもあります。

自分が経営するお店や医院で、

「何がどれくらい達成されたら合格なのか」という目標基準も必要です。

 

例えば

「1日あたりの来客数」「売上」「ホームページの観閲者数」「ダウンロード数」

など、定める目標はたくさんあります。

 

経営者の方は自分の頭に入っているかもしれませんが、

スタッフ全員が把握しているかどうかはわかりません。

実はこうした目標を意外とわかっていないスタッフも多いのです。

 

経営者だけが責任を感じて、自分なりの目標設定を掲げているかもしれませんが、

こうした達成したい目標を「数値化、見える化して、

経営者からスタッフまで全員が同じ認識を持つ必要があります。

 

逆にいうと

「見えなくなっている部分は何なのか」という視点で、組織を見直すことができるのです。

次回も仕組み化のステップの続きをお話します。

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