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【松尾直伝!仕組み化のススメ⑤】仕組み作りステップ2「誰でもできる化」

いつもマネジメントデザインのブログをご覧いただき、ありがとうございます。

代表の松尾淳一です。

企業の業務を効率化して生産性を上げるための「仕組み作り」について

お伝えしていく「仕組み化のススメ」シリーズ、第5弾です。

前回のブログでは、「仕組み作り」のステップとして、「見える化」のお話をしました。

 

少し振り返りますと、

 

・採用基準を「見える化」すること

経営者や社長以外のスタッフでも採用基準がわかるように、

採用の基準を数値化し、誰もが同じルールで志願者を判断できるようにする

 

・目標基準を「見える化」すること

自社の目標設定や達成目標を数値化し、

経営者からスタッフまで同じ認識で業務に取り組めるようにする

 

この2点が重要であるというお話をしました。

 

自分の企業や店舗では「何が見えていないのか」を把握し、

その部分を可能な限り「見える化」していくことが大事なのです。

自社で「見える化」が浸透してくると、

次に必要になってくるのが「誰でもできる化」です。

 

今回は「仕組み作り」のステップ2「誰でもできる化」について説明します。

 

仕組み化ステップ②「誰でもできる化」

企業の生産性を上げるためには、

仕事上の業務や採用基準など「やらなければいけない」ことを

「誰でもできるようにする」必要があります。

その時に大事になってくる点をお話します。

 

ルールやマニュアル

まずは「ルール」「マニュアル」です。

こうしたワードを聞くと、ひとまず説明書などを作って、

その内容を従業員にがんじがらめに守らせるイメージが沸くかもしれません。

しかし、まずは「ポイント」だけでいいのです。

「ポイント」を共有すればいいのです。

 

ギャップにフォーカスする

次に、「ギャップにフォーカスする」ことが重要です。

「できる人はやっているけれど、できない人がやれていないこと」は何なのか?

その「差」は一体何なのか?

ここのギャップが、実は「ポイント」なのです。

このギャップを見極めて「ポイント」を把握し、

新人さんや仕事が苦手な人に伝えていけばいいのです。

 

そもそも「ポイント」って何?

「誰でもできる化」を行う上で、

「ルールやマニュアル」「ギャップにフォーカス」することが大切だとお伝えしました。

業務の「ポイント」を見極めてルール化することで、

「誰でもできる」ようにするのです。

 

でもそもそも、「ポイント」って何でしょう?

 

できる人とできない人の差とは?

企業ではさまざまな人が働いています。

人によって得意不得意も違ってきます。

 

「経営者や院長にはできるけれど、他の人にはできない」

「ベテランにはできるけれど、新人さんにはできない」

「ある一部の人にはできるが、その他の人にはできない」

「女性は得意だが男性に苦手な作業がある」、またその逆など、

「できる人」「できない人」が必ず存在します。

この「できる人」「できない人」の差を埋めるのが「仕組み化」です。

ではこの「差」は一体何なのでしょうか?

 

「できない人」はよく、

「やる気がない」

「モチベーションが低い」

「責任感がない」

 

などと言われます。本当にそうでしょうか?

 

例えば、受付業務ができない人がいたとして、

本当にその人にはやる気がないのでしょうか?

「受付業務ができない理由」=「やる気のなさ、モチベーションの低さ」

言い切れるでしょうか?

逆にもしモチベーションが上がれば、受付業務ができるようになるのでしょうか?

 

仕事ができない、パフォーマンスが上がらない、上から望まれることができない……

その理由を単に「やる気がないから」と決めつけるのは危険な考えです。

 

要は、「できない人」や「伸び悩んでいる人」たちは、

仕事の「ポイント」がわかっていないだけなのです。

 

例えば受付業務で「やるべき行動」がいくつかあったとして、

それを理解していない、またはそれが身についていないだけなのです。

やる気がないのではなく、「やり方がわかっていない」のです。

 

もちろん、やる気やモチベーションを上げ、責任感を持たせるアプローチも

経営者としては必要です。

ただそれとは別に、シンプルなところで、

「やる気はあるけど、やり方がわからない」と思っている人を伸ばすことも重要です。

 

また、こういう場合もあります。

 

もしかしたらあなたの会社には、

子育てに忙しく時短勤務しかできないパートさんがいるかもしれません。

周囲の人間はその方のことを、

「早く退社して、頻繁に休んで、やる気がない」と思うかもしれない。

でもその方は、本当は仕事が好きでやりがいを感じていて、

やる気に満ちている可能性もあります。

 

能力の「できる」「できない」だけでなく、

現実的な時間や状況でどうしようもできない場合もあります。

「やる気があってもできないこと」はあるのです。

 

こうした「やる気はあるけど方法がわからない」人たちに、

やり方や行動など仕事上の「ポイント」を明確にして、

経営者からスタッフにまで浸透させることが、「誰でもできる化」には必要になります。

 

次回もこの「ポイント」に注目しながら、「誰でも見える化」についてお話できればと思います。

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