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【松尾直伝!仕組み化のススメ③】仕組み化のポイントは『KKKと経営者からの脱却』です!

いつもマネジメントデザインのブログをご覧いただき、ありがとうございます。

代表の松尾淳一です。

 

業務を効率化して生産性を上げるための「仕組み作り」についてお伝えしていく「仕組み化のススメ」シリーズ、第3弾です。

前回のブログでは、これから企業が直面する問題「確定された未来」についてお話しました。

少し振り返りますと、

 

  • これからの10年間で人口が1000万人減る
  • 求人に対する応募の数が3分の1に減少している
  • 現場の仕事量は5倍に増えている
  • 若者の価値観が5〜10倍に増えている(価値観の多様化)

 

こうした事実を前に、これからはマーケティング面でもマネジメント面でも今までのやり方が通用しなくなります。

これからの日本でビジネスする場合、マーケティングとマネジメントをデザインし直す必要があるのです。

 

  • マーケットの限界を迎え、いかにターゲットを変えていくか
  • 採用でマッチングした数少ない人たちを、いかに戦力化するか
  • アルバイトやパートなどの価値観を尊重し、どうやってその力を活かしてもらうか

 

こうした課題を考えながら、マーケティングとマネジメントを見直していかねばなりません。

その方法として重要になってくるのが「仕組み化」です。

 

「誰でもできる仕事」と「その人にしかできない仕事」

人口減少に伴い、現場は人手不足に悩まされます。

今でも社長や部長に仕事が集中している企業や、仕事のできる人に全ての作業が集中してしまっている現場はたくさんあります。

 

1回目のブログでも書きましたが、現代はホームページやWEBの知識も必要ですし、トップダウンではついて来ない社員やパートさんも増えています。「時間」で区切って働くパートさんを戦力にする教育も必要になります。

普段の業務以外にもやるべき仕事が増えた社長や経営者は、多忙と疲労から社員や部下にプレッシャーをかけてしまい、パワハラが起こってしまう可能性もあります。

 

このような問題を起こさないためにも、

「業務を平準化し、人は人にしかできないことに専念する」環境を作ることが必要です。

「誰でもできる」「人が介さずともできる事を増やす」ようにするのです。

 

歯科業界で説明すると、院長の仕事量は多く、やるべき業務がたくさんあります。

しかし考えてみてください。

誰でもできることを院長がやる必要はないのです。

患者様を入り口まで院長が送り出すなど、サービスの1つとして取り入れるべきものもありますが、

例えば電話の応対、院内の掃除、歯科助手さん向けのミーティング、院内教育、マニュアル作りなどは、直接院長がやる必要はない業務です。

 

こうした仕事内容の分別は、他の業界でも当てはめることができます。

まずは今自分がやっている仕事を書き出してみて、それが本当にやらなければいけない仕事なのか考えみましょう。

 

「仕組み化」のポイント

では、「仕組み化」とは具体的にどのように進めればいいのでしょうか?

「仕組み作り」にはいくつかポイントがあります。

 

  • KKK:「根性、勘、経験」からの脱却

経営者や院長に仕事が偏っているという話をしましたが、では簡単に「あなたが代わりにやってよ」と仕事を振ることはできません。経営者や院長のこれまでの経験、現場での判断力、精神論などから成り立っている部分も大きいのです。

新しいスタッフの人たちには経験や判断基準がありません。経営者や院長の判断がその職場の大きな基準になっているのです。それでは結局、自分たちが仕事をやらなければ回らないということになります。

こうしたKKKから脱却し、KKKに依存せずにやっていける環境を作る必要があります。

 

  • 経営者(社長、院長)からの脱却

社長や院長が全ての仕事を行うことは不可能です。業務を「誰でもできる」ようにする人材を社内の中で育てる必要があります。また、可能であればこうした「仕組み作り」を専門的に行うスタッフを雇用するのも1つの手です。業界の事を知らない人でも、客観的な目で組織を見ることができる人材が必要です。

 

ある企業では、事務長などを自分の「ナンバー2」として、「仕組み作り」の担当に任命している事例もあります。

自分がやっていることを誰でもできるようにするため、社員を育成する担当を作るのです。もしそうした人材が社内にいない場合は、外部の専門家に依頼する道もあります。

 

このように、みなさんの仕事内容や勘、経験、精神論に頼らずに、「誰でもできる」ようにする「仕組み作り」がポイントになります。

 

 

次回のブログでは、この「仕組み化」のポイントについてさらに細かくお話します。

具体的な「仕組み作り」の方法を一緒に見ていきましょう。

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