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社内SNSを使った社内コミュニケーションで気をつけるべきところ

はじめまして、マジネジメントデザインでITコンサルティングを担当するグループの田中です。
今日からこのブログ ”マネジメントの「仕組化」であなたの会社を変えるブログ” では、マネジメントの仕組み化に関する様々な情報をお届けしていきます。

さて、今回はチャットなどのITを使った社内コミュニケーションにおいて気をつける点についてまとめてみたいと思います。


社内SNSとは?

SNSとは、ソーシャル・ネットワーキング・サービス)の略で、インターネットを介して誰かとつながり、メッセージや写真のやり取りを行うサービスのことです。
最も世界で有名なSNSとは、facebookだと思います。
社内SNSとは、まさにそれの社内版といえます。

スタッフ同士やマネージャーや経営者層も含めて、全社的なコミュニケーションのツールとして導入されることが多く、メールの代替手段として積極的に導入を検討する会社が増えています。

国内外さまざまなベンダーから社内SNSツールが提供されております。
スケジュールと連携させたり、設備予約などの機能が付加されているものや、シンプルなチャットだけのものなど様々です。

例えば下記のようなツールがあります。

 

導入するメリット・デメリット

社内SNS導入のメリット・デメリットどのようなことがあるのでしょうか。

メリットとは

  • 部署を横断したオープンなコミュニケーションができる
  • 口頭だけに頼らない情報共有によりログが残せる
  • 上司は部下同士のやり取りを把握しやすくなる
  • 個人の気づきやノウハウを社内に共有しやすくなる
  • 「いいね!」機能なので気軽に活動を応援できる

デメリット

  • ITツールの導入維持にコストがかかる
  • 気軽に投稿できるので誹謗中傷などのリスクがある
  • 細かなニュアンスなどが表現しにくく誤解されることがある
  • 社内の機密を含む情報が投稿されることでガバナンスが難しくなる

などなどです。
もちろん、このデメリットの部分は、しっかりとしたルールづくりによって解決することができると思います。

マネジメントにおいて気をつけることは

マネジメントの視点においては、何を気をつけるべきなのでしょうか。

叱るときは口頭で

部下を叱責するようなタイミングでは、社内SNSを利用しないほうがベターです。
もとよりEメールなどもNGで、できれば対面でしっかりと話すほうが良いと思われます。
社内SNSのような文章によるコミュニケーションだと、細かなニュアンスが伝わりにくく、またどうしても厳しい表現になりがちです。
対面で叱責したあと、冷静な今後のアドバイスなどのフォローアップはSNSを利用しても良いかもしれません。

必ずフィードバックする

部下に対して社内SNSを利用しての報告を指示しておきながら、それに対してフィードバックをしない上司がいます。
これはNGです。必ず、読んでいるよ、共感しているよ、などの意思を示すことが重要です。
一方的な報告とはならず、しっかりとコミュニケーションとなるように心がけたいです。

部下の不満に対しては

社内SNSを業務日報の代わりとして導入する企業も増えています。
対面での報告以上に、部下から愚痴ともとれるような不平や不満が送られてくることもあります。
そういった場合、感情的に返信をせずに、一度冷静に考え、対面で「あの日報の件なんだけど‥」と話をすることが大切です。

単に情報を共有するための「つめたい」コミュニケーションと、思いや情熱を伝えるための「あたたかい」コミュニケーションをうまく使い分けることが、チャットなどの社内SNS利用がうまくいくポイントかもしれません。

 

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