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セルフマネジメントの第一歩!「インボックス」を活用しよう

マネジメントと言うと、「部下をマネジメントする」「上司によるマネジメント」など、誰かが誰かを…というイメージがあります。
しかし、大切なマネジメントのひとつに「セルフマネジメント」があります。
強い組織とは、しっかりとセルフマネジメントを出来るスタッフが居るところだと言えます。
そのセルフマネジメントの第一歩となる個人のワークフロー管理(GTD)の中から「インボックス」という手法をご紹介します。

Getting Things Done(GTD)とは

セルフマネジメントの手法や、仕事術のひとつとしてよく紹介されるGTDとは・・・?

GTD(Getting Things Done、ゲッティング・シングス・ダン)とは個人用のワークフローの管理手法である。デビッド・アレン(David Allen)が同名の書籍『仕事を成し遂げる技術 ―ストレスなく生産性を発揮する方法』(原題: Getting Things Done、2002年)の中で提唱する。ハッカー文化の一つで、LifeHack(ライフハック)の中でも代表的なものである。
「ナレッジワーカー(知識労働者ないし頭脳労働者)の仕事術」と呼ばれ、「次に何をやるか」という予定やスケジュールの管理、作業する上でのモチベーションを損なわないための体制作りなどが含まれる。心理的な負担を減らしながら個人の生産性を上げることを主眼とし、簡単な5つのステップを実行することによって成し遂げたいことを現実にするメソッドである。基本はなすべき仕事のリストを何かに記録しておくことで、頭の中からなすべき仕事のことを追い出すことである。これで頭の中はすべき仕事全部を覚えなくてもよくなりすっきりとし、リストに基づき実際の仕事をこなすことに集中できる。
(wikipediaより)

ITなどのテクノロジーの発達により、私たちの仕事をする環境は日々機能的になり、高い品質の仕事がこなせるようになっています。
それと同時に、ひとりあたりがこなすべき業務は多岐にわたるようになり、日々いろいろな「やること」が押し寄せてきます。
それを整理し、着実に「やること」を行うための手法と言えます。
GTDの全体は奥が深く、ここではすべてご紹介しきりませんのでまたの機会に…。

GTDで重要な「インボックス」という考え

「牛乳を買う」、「子どもの塾の申込書を書く」、「部下からの相談に応える」、「親に久しぶりに電話してみようかな」
すべて同じ「やること」です。これらを常にひとつの(←重要)場所にアウトプットするというのが「インボックス」という考えです。

毎日仕事に追われて何となく頭がすっきりしない、そうならないよう「あ、あれやらないと」という風に頭に浮かんだ瞬間にインボックスへ落とし込むのです。
このように文章にすると、とてつもなく簡単なんことですが、効果は高いです。

ルールはたった2つ。
インボックスは必ずひとつにすること、そして、まずは何でも放り込むこと。

私は、個人的にインボックスはiPhoneの標準機能である「リマインダー」を利用しています。
シンプルであることと、運転中などでも音声認識(Siri)を使って書き込めるからです。
何故か運転中に「あれやらなきゃ!」となることが多く、そんなときは、「〇〇〇〇をやる、をリマインドする」としゃべりかけるだけで登録してくれます

インボックスは定期的に空にする

インボックスへ落とし込んだ「やること」は、定期的に(例えば毎朝)チェックをして、フローに従って処理をします。
(フローの組み方についてはまた別の機会に!)

例として、私のフローをご紹介します。
業務ではセールスフォース(図:SFDC)というクラウドシステムを活用してるため、そこへ「やること」を登録する作業も入っています。
(なので、あまりみなさんのご参考にはならないかもです)

それぞれの次の受け入れ先へ振り分けたら、インボックスからは消してしまいます。

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脳は本当に必要なことに使う

ロボットやAI(人工知能)の技術が発達し、かんたんな仕事はどんどん機械がやる時代になってきています。
そんな中、人間に求められるのは豊かな発想力だと思います。

できるだけ細かな業務は効率的に行い、本当に必要な(会社にとっても、自分の人生にとっても)ことに時間が使えるようになることが、今回ご紹介したGTDのひとつ「インボックス」の目的といえます。

 

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