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【松尾直伝!仕組み化のススメ11】仕組み作りステップ3「IT化」

いつもマネジメントデザインのブログをご覧いただき、ありがとうございます。

代表の松尾淳一です。

 

元号が変わり、新しい「令和」の時代が始まりましたね。

働き方改革が本格的に始動したこともあり、

これまでの働き方、仕事のやり方など、

さまざまな概念が変化し、新しいものになっていくと思います。

 

我々も「仕組み作りのプロ」として、

新しい時代に合ったマーケティングやマネジメントのやり方をデザインしていきます。

 

さて、

「仕組み作り」についてお伝えしていく「仕組み化のススメ」シリーズ、

今回で第11弾です。

 

第5弾から、テストを通じて

「仕組み作り」ステップ2「誰でもできる化」についてお話ししてきました。

先に「仕組み作り」ステップ1「見える化」を振り返りますと、

仕組み作りに必要なのは、

まず

・採用基準を「見える化」すること

・目標基準を「見える化」すること

でした。

※過去記事はこちら↓

【松尾直伝!仕組み化のススメ④】仕組み作りステップ1「見える化」

 

次に前回までお話ししたステップ2「誰でもできる化」です。

「誰でもできる化」ポイントとして大切なことは

 

「できる人」がやっている方法を『業務のポイント』として会社全体で取り入れる

「できる人」がやっている方法を標準化する

「真にやらなければいけない業務」をあぶり出し、その対策を考えて実行する

 

ということでした。

 

このステップ1ステップ2は、

経営者やスタッフみなさんで一度考えてほしいです。

「自社の問題点はどこなのか」

「この業務は誰でもできた方がいいかもしれない」

「どこに対して仕組み化した方がいいか」

など、

「自社のどういったところを仕組み化するか」

という点を考えてみてください。

まずはできるところから、簡単なところから始めましょう。

 

そして、このステップ1ステップ2の後に行うのが、

ステップ3「IT化」です。

 

仕組み化ステップ③「IT化」

 

IT化

ステップ1「見える化」ステップ2「誰でもできる化」のその先の話になります。

むしろ、

「見える化」「誰でもできる化」の考え方ができていない状態で、

IT化に取り組むのは難しいです。

 

例えると、

高齢者が

「周りの人がスマホに買い替えたから、自分も替えてみようか」

言っていると同じです。

何のために、どういったところにスマホを使うのか。

目的がないとスマホは使いこなせません。

業務のIT化も同じです。

 

目的が曖昧なのにIT化しても、

そのシステムは使いこなせないのです。

 

「仕組み化」するために

いきなりIT化を取り入れるのではなく、

ステップ1ステップ2の段階を踏んでから進みましょう。

 

人の介在がなくても自動で進む領域を作る

 

ステップ3「IT化」を取り入れることで、

「人がやらなくても自動で進む」という領域を作ります。

 

長期的に考えていかなければいけませんが、

後々は

業務の60%が自動でまわっている状態」

望ましいと言われています。

最低でも30%IT化でまわっていくことを目指しましょう。

 

今皆さんがやっている仕事の3割か4割が

IT化仕組み化でまわるようになれば、

皆さんの業務量や負担は減ります。

IT化や自動化された仕事のチェックや確認作業が皆さんの仕事になります。

 

全てITに任せておけばいいわけではないので、

チェック作業は必要になります。

 

とはいえ、先ほども書きましたが、

まずは「見える化」「誰でもできる化」がマストです。

 

それぞれの企業で、

どんなところを「見える化」「誰でもできる化」すべきかを

まずは考えてみてください。

 

ある企業では受付業務を見直すべきかもしれないし、

別の企業では

WEB関係の仕事を誰でもできるようにしなければいけないかもしれない。

 

同じ業界でも抱えている問題はそれぞれ違います。

自分の企業、お店、医院などが、

どんな問題を抱えているのか、改善すべき点はどこなのか、

明確にしていきましょう。

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