いつもマネジメントデザインのブログをご覧いただき、ありがとうございます。

代表の松尾淳一です。

 

「仕組み作り」についてお伝えしていく「仕組み化のススメ」シリーズ、第17弾です。

 

第15、16弾を通して、

「仕組み化」にとって重要な「マニュアル作り」について解説してきました。

 

「業務のポイント」を会社全体で取り入れるために必要になってくるのが「マニュアル」です。

 

「マニュアル」を作るうえで、

 

・全ての仕事をマニュアルにしてはいけない！

・「できる人に着目」し、経営者や社長の「思い」や「価値観」に頼らない

・「できる人」だけでマニュアルを作らない

・マニュアルの内容をレベルごとに階段状のステップ式にする

・マニュアルを映像化、アプリ化して使いやすくする

 

というお話をしました。

 

あなたの会社で「できる人」とそうでない人の差が大きいポイントは、

どんなところですか？

 

①仕事の姿勢（取り組み方、考え方など）

②具体的な仕事（やり方がバラバラ、一部の人にしか任せられないことなど）

 

この２点について、みなさんの会社は実際にどうなっているか考えてみてください。

こうした視点で会社や従業員を見て、着手のポイントを考えていきましょう。

 

マニュアル作りの話の中でアプリ化にも触れましたが、

これは実際にマネジメントデザインが行っている支援でもあります。

作ったマニュアルの内容が社員に身についているかを確かめるのです。

 

会社のマニュアルで学んだことを、

アプリを通して自宅でも学習できるように、

そしてセルフマネジメントできるようにするのです。

社長や経営者が教育に直接関わらなくても、

「スタッフが自動的に成長していける仕組み」を作るのです。

これも「仕組み化」のひとつです。

 

第17弾の今回は、マニュアル作りにも関連しますが、

社員の「達成度」を確かめるための「テスト」についてお話していきたいと思います。

 

大人にこそテストは必要！「達成度」を知る！

 

「テスト」と聞くと、小学校や中学校で行う科目テストを思い浮かべると思います。

なかには拒否反応を示す人もいるかもしれませんね。

 

とはいえ、テストは大事です！

 

テストをしないで、どうやって部下やスタッフの「達成度」をはかるのでしょう？

テストなしで達成度を知るのは不可能なのです。

 

実際にマニュアルを作っても、

スタッフや従業員がその中身を学び一定の基準に達していないと、業務は効率化しません。

 

「達成度チェック」や「成長検査」。

テストのネーミングはなんでもいいのです。

経営者や上司にとって、

テストを実施して社員の達成度を把握することは大事な作業になります。

大人になった今こそ、テストが必要なのです。

 

そして、

「どういったタイミングでテストするか」も重要です。

 

採用時のテスト、昇給時のテスト

入社１ヵ月目のチェック、配属が変わったタイミングでの診断などなど、

「どのタイミングで社員の達成度を調べるか」は、企業の状況によって変わってきます。

 

良いタイミングで、きちんと従業員の状態を知ることも仕組み化のひとつです。

 

テストの内容とマニュアルはつながっていることが大前提となります。。

「マニュアル→映像化→アプリでテストをする」という流れで、

マニュアルの中身を身につけてもらう必要があります。

 

 

「評価」でなく「フィードバック」が重要

 

テストについて、興味深い事例をご紹介します。

 

海外のある地域に、テストと通知表を廃止した小学校がありました。

テストはしない、通知表もつけないのです。

 

では、その小学校の子どもたちはどうなったか？

 

軒並み成績が下がったといいます。

 

なぜ成績が下がったのか？

 

それは、「フィードバックができない」からです。

 

テストは「何点取れるか」「いかに良い成績が残せるか」というところに

気持ちがいきがちですが、

テストの重要な役割は、現状の実力を知って「フィードバックすること」です。

 

良いところは褒める、悪いところは改善点を伝える。

良い部分も悪い部分も伝えてあげることが大事なのです。

 

テストや通知表がなくなったことで、

先生も親も、子どもたちに良い点や悪い点をフィードバックできなくなりました。

そして子どもたち自身も、自分で自分を評価できなくなったのです。

たとえば、一生懸命頑勉強してがんばって100点をとれた場合、

子どもも自分自身のことを褒めることができます。

 

がんばったけど60点しかとれなかった場合、

どこが悪かったのか、次はどうすればいいのか、自分で考える機会になります。

 

テストや通知表がなければ、そういった判断が何もできなくなるのです。

 

私は塾の経験が長かったこともあり、

テストは点数で「評価することよりも、フィードバックが大事」だと考えています。

 

テストをせずして、どうやって部下を褒められるでしょうか？

テストをすることで、基準を超えているか下回っているかを判断できます。

現状を知ることで、フィードバックできるのです。

 

「テスト」という言葉だけ聞くと、

「部下に負担をかけてしまいそう」と抵抗がある方もいるかもしれません。

しかし、これは部下に対して達成感を与える機会でもあります。

良い部分はきちんと褒め、もっと伸ばしていけるのです。

 

テストを実施して「フィードバックを仕組み化すること」が大切です。

次回もこの「テスト」について、詳しくお話していきます。

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